Reglementierter Beauftragter Voraussetzungen

Um den Status des Reglementierten Beauftragten zu erlan­gen, muss ihr Unternehmen eine Reihe von Voraussetzungen erfül­len.

Grundvoraussetzung ist, dass Sie zur Gruppe der Unternehmen gehö­ren, die für die Bearbeitung von Luftfracht in Frage kom­men:

  • Speditionen, Kurierdienste, Expressunternehmen, die Luftfracht beför­dern (wol­len).
  • Luftfracht-Handlingsunternehmen (sind immer Speditionsunternehmen)
  • Luftfahrunternehmen, die Luftfrachtabfertigung als Dienstleistung für Dritte anbie­ten
  • Logistikunternehmen
  • Lagerhalter

Wenn Sie in einem die­ser Tätigkeitsfelder Ihre Arbeit ver­rich­ten, rei­chen Sie einen schrift­li­chen Antrag für die Zulassung beim Luftfahrtbundesamt ein.

Diesen kön­nen Sie auf der Homepage des Luftfahrt-Bundesamts im Bereich für regle­men­tier­te Beauftragte down­loa­den bzw anfor­dern.

Der Antrag muss von einer berech­tig­ten Person unter­schrie­ben sein. Außerdem sind eini­ge Anlagen dazu ein­zu­rei­chen.

Das Luftfahrtbundesamt wird nun eini­ge wich­ti­ge Punkte in Ihrem Unternehmen über­prü­fen.

Nachfolgende fin­den Sie alle wich­ti­gen Voraussetzungen für regle­men­tier­te Beauftragte aus­führ­lich erläu­tert.

1. Die betrieb­li­chen Voraussetzungen

Als regle­men­tier­ter Beauftragter müs­sen Sie die Sicherheit der Luftfracht gewähr­leis­ten.

Hier über­prüft das LBA die Sicherheitsstandards, die Sie für Ihr Unternehmen fest­ge­legt haben. Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf die Schutzvorrichtungen der sen­si­blen Bereiche Ihres Unternehmens – Ihr Betriebsgelände, Ihre Betriebsräume sowie Ihre Lagerstätte.

Sind die­se 3 Bereiche aus­rei­chend vor dem Zutritt unbe­fug­ter Dritter geschützt? Um zu gewähr­leis­ten müs­sen Sie Ihr Unternehmen mit eini­gen Sicherheitsaspekten aus­stat­ten.

Diese sind unter ande­rem:

  • Umzäunung Ihres Betriebsgeländes
  • Zufahrtskontrolle zu Ihrem Betriebsgelände mit­tels elek­tro­nisch öff­nen­der Schranke (bspw. über eine Chipkarte) oder mit­tels eines Pförtners
  • Ausstattung Ihres Firmengeländes mit Überwachungskameras
  • even­tu­ell Nutzung eines exter­nen oder inter­nen Sicherheitsdienstes
  • Empfangspersonal am Haupteingang Ihres Betriebsgebäudes (die­se sol­len Firmenbesucher sowie unbe­kann­te Personen iden­ti­fi­zie­ren und erfas­sen und ggf. Besucherausweise aus­stel­len)
  • Tür- und Torsicherung mit­tels Zutrittskontrollvorrichtungen (bspw. Türöffnung mit einer elek­tro­ni­schen Chipkarte, wel­che in Ihrem Firmenausweis ver­baut ist) oder sepa­ra­te Schließzylinder
  • Ausstattung rele­van­ter Türen mit einem Türknauf von außen
  • Lagerung sämt­li­cher Sendungen in einem Sicherheitsbereich, wel­cher durch ein Zutrittsberechtigungssystem geschützt ist

Sollte Ihr Unternehmen all die­se Schutzvorrichtungen auf­wei­sen, so sind Ihre betrieb­li­chen Voraussetzungen erfüllt. Wenn die­se nicht erfüllt sind, füh­ren sie die feh­len­den Sicherheitsvorrichtungen ggf. in Ihrem Unternehmen ein.

2. Das aus­ge­ar­bei­te­te Luftfracht-Sicherheitsprogramm

Ihr Luftfracht-Sicherheitsprogramm soll eine Analyse mög­li­cher Angriffs- und Schadenszenarien dar­stel­len. Dabei bewer­ten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die poten­zi­el­le Schadensschwere des even­tu­ell ein­tre­ten­den Schadenszenariums.

Für die fest­ge­stell­ten Risiken sind dann ent­spre­chen­de Maßnahmen zu pla­nen und im Sicherheitsprogramm zu beschrei­ben.

Es wird unter­schie­den zwi­schen:

Böswilliger Angriff: Ein bös­wil­li­ger Angriff kann zum Beispiel eine ver­ste­cke Bombe in einer Ihrer Sendungen sein. Wie gehen Sie in die­sem Fall vor?

  • Riegeln Sie den Sicherheitsbereich ab?
  • Evakuieren Sie das Betriebsgelände?
  • Rufen Sie die Polizei, Bundespolizei, Zoll zur Hilfe etc.?

Dies legen Sie alles in Ihrem Sicherheitsprogramm dar.

Menschliches / tech­ni­sches Versagen: Es kann auch vor­kom­men, dass eine brenz­li­ge Situation durch einen mensch­li­chen bzw. tech­ni­schen Fehler aus­ge­löst wird.

Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter löscht aus Versehen wich­ti­ge fir­men­in­ter­ne Dateien.

Wie wer­den Sie die­ses Problem bewäl­ti­gen?

  • Haben Sie in Ihrem Unternehmen fähi­ge IT-Spezialisten wel­che die ver­lo­ren­ge­gan­ge­nen Daten wie­der beschaf­fen kön­nen?
  • Sind Sie im Besitz einer oder meh­re­re Kopien die­ser wich­ti­gen Dateien?
  • Wurden die­se Dateien viel­leicht archi­viert und kön­nen Sie auf die­se Archive zugrei­fen?

 Das all­ge­mei­ne Ziel Ihres Sicherheitsprogramms ist die Ausarbeitung eines klar defi­nier­ten Schutzniveaus um mög­li­che Schadenszenarien von vor­ne­her­ein zu redu­zie­ren oder gar wei­test­ge­hend abzu­wen­den.

Planen Sie Ihre Maßnahmen sor­ge­fäl­tig und stel­len Sie ggf. Finanzmittel bereit um zur Schadensbekämpfung bei­zu­tra­gen. Seien Sie sich aller­dings im kla­ren, dass trotz eines gut aus­ge­ar­bei­te­ten Sicherheitskonzepts immer ein gewis­ses Restrisiko blei­ben wird und nie ein 100%iger Schutz erreicht wer­den kann.

3. Benötigte Schulungen

Hierbei stellt sich die Frage, wel­che Schulungen Ihre Mitarbeiter benö­ti­gen, sodass Ihr Unternehmen den Status des regle­men­tier­ten Beauftragen erlan­gen kann.

Zu den benö­tig­ten Schulungen zäh­len:

Schulung zum Luftsicherheitsbeauftragten (gemäß 11.2.5 VO (EU) 2015/1998).

Der Luftsicherheitsbeauftragte ist für die Einhaltung der Vorgaben der VO (EU) 2015/1998 ver­ant­wort­lich und Ansprechpartner für das LBA.

Der vom Unternehmen ernann­te ange­hen­de Luftsicherheitsbeauftragte muss eine 35 Stunden-Schulung absol­vie­ren. Diese Schulung split­tet sich in 34 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten und muss durch einen vom LBA zuge­las­se­nen Ausbilder für Luftsicherheit durch­ge­führt wer­den.

Am Ende der Schulung muss der ange­hen­de Luftsicherheitsbeauftragte die Prüfung mit min­des­tens 70% erfolg­reich bestehen.

Luftsicherheitsschulung (gemäß 11.2.3.9 VO (EU) 2015/1998).

Diese Schulung gilt für das Personal, das Sicherheitskontrollen bei Luftfrachtsendungen durch­führt. Die Dauer des Seminars beträgt 6 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten und wird von einem durch das LBA zuge­las­se­nen Ausbilder, durch­ge­führt.

Am Ende des Seminars wird eine schrift­li­che Lernzielkontrolle absol­viert. Eine aus­ge­stell­te Schulungsbescheinigung muss die Teilnahme der Schulung bestä­ti­gen und nach­voll­zieh­bar machen.

Allgemeine Schulung des Sicherheitsbewusstseins (gemäß 11.2.7 VO (EU) 2015/1998.

Diese Schulungen benö­ti­gen Personen, die Zugang zu den siche­ren Bereichen haben.

Die Dauer des Seminars beträgt 2 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten und wird von einem, durch das LBA genann­ten Ausbilder, durch­ge­führt.

Am Ende die­ser Schulung muss der Teilnehmer einen Test erfolg­reich absol­vie­ren.

4. Ernennung des Sicherheitsbeauftragten

Sämtliche ange­hen­de regle­men­tier­te Beauftragte Unternehmen müs­sen einen Sicherheitsbeauftragten ernen­nen.

Der Sicherheitsbeauftragte muss fol­gen­de Voraussetzungen erfül­len:

  • die Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 des LuftSiG
  • die Schulung zum Sicherheitsbeauftragten gemäß 11.2.5 VO (EU) 2015/1998
  • und die Schulung gemäß 11.2.3.9 VO (EU) 2015/1998

Es ist jedoch auch mög­lich wei­te­re Sicherheitsbeauftragte als Stellvertreter zu ernen­nen, die alle die glei­chen, oben genann­ten Anforderungen erfolg­reich bestehen müs­sen.

Der Sicherheitsbeauftragte trägt die Verantwortung für die Einhaltung des Lufsicherheitsprogramms und muss dafür sor­gen dass sämt­li­che Sicherheitsvorschriften ein­ge­hal­ten und umge­setzt wer­den.

Zudem ist der Sicherheitsbeauftragte Ansprechpartner für das Luftfahrtbundesamt.

5. Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß §7 LuftSiG

Personen, die in beson­ders sicher­heits­sen­si­blen Bereichen tätig sind (z.B. an Flughäfen), müs­sen eine Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß §7 LuftSiG durch­füh­ren las­sen.

Sie bean­tra­gen Sie die­se ZÜP bei der regio­nal ver­ant­wort­li­chen Luftsicherheitsbehörde. Die Zuständigkeit rich­tet sich nach Betriebssitz bzw. Wohnort des Antragsstellers.

Eingeleitet wird der Überprüfungsprozess mit­tels des Antrages auf die Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung.

Download Antrag Zuverlässigkeitsüberprüfung

Fügen Sie dem Antrag bit­te fol­gen­des bei:

  • Kopie Ihres Personalausweises / Reisepasses, oder gleich­wer­ti­ge Dokumente bei nicht-deut­schen Antragsstellern
  • Deutsches Führungszeugnis bzw. falls der Wohnsitz inner­halb der letz­ten 5 Jahre im Ausland war ein Europäisches Führungszeugnis
  • Für Pilotenschüler oder Piloten die Bestätigung einer Flugschule bzw. Fluglizenz
  • Die Gewerbeanmeldung

Um Ihre Straffreiheit zu über­prü­fen, holt die ver­ant­wort­li­che Luftsicherheitsbehörde Informationen bei fol­gen­den Ämtern ein:

  • Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz
  • Landeskriminalamt
  • Verfassungsschutz

Sollten wei­te­re Auskünfte benö­tigt wer­den, so wer­den fol­gen­de Institutionen ange­fragt:

  • Bundesamt für Verfassungsschutz
  • Bundesbeauftragter für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehe­ma­li­gen Deutschen Demokratischen Republik
  • Bundeskriminalamt
  • Bundesnachrichtendienst
  • Flugplatzbetreiber
  • Militärischen Abschirmdienst
  • Zollkriminalamt

Ausländische Antragssteller wer­den über das Auslandszentralregister über­prüft, sofern dies im Einzelfall erfor­der­lich ist.

Sollten Zweifel an der Zuverlässigkeit des Antragsstellers auf­kom­men, so steht dem Antragssteller frei, eine Stellungnahme abzu­ge­ben. Diese muss ent­we­der schrift­lich oder im Rahmen eines Sicherheitsgespräches erfol­gen. Hierbei ist der  Antragssteller ver­pflich­tend, eine wahr­heits­ge­mä­ße Auskunft zu geben, um an der Überprüfung mit­zu­hel­fen.

In der Regle dau­ert die Bearbeitungszeit 4 – 6 Wochen. Die Bescheinigung ist ins­ge­samt für 5 Jahre gül­tig und muss nach Ablauf, sofern die betrof­fe­ne Person noch immer im sicher­heits­re­le­van­ten Bereichen tätig ist, wie­der­holt wer­den.

Die Gebühren für eine ZÜP vari­ie­ren von Bundesland zu Bundesland und lie­gen zwi­schen 33,- € und 150,- € pro Person.

6. Was geschieht wenn das Unternehmen alle Voraussetzungen erfüllt?

Sofern all die oben genann­ten Punkte ord­nungs­ge­mäß in Ihrem Unternehmen vor­lie­gen, so wird das Luftfahrtbundesamt, zum Abschluss, eine Bewertung vor Ort an Ihrem Unternehmen vor­neh­men.

Dabei kon­trol­liert das LBA die Sicherheitsmaßnahmen (bspw. ob die Sendungen in einem siche­ren Bereich ein­ge­la­gert sind, ob Ihr Unternehmen die nöti­gen Zugangskontrollen besitzt etc.) des Unternehmens und ob die­se vom Unternehmen ein­ge­hal­ten wer­den.

Sobald Ihr Unternehmen zuge­las­sen wird, erhal­ten Sie, vom Luftfahrbundesamt, den Status des regle­men­tier­ten Beauftragten. Sie wer­den am dar­auf­fol­gen­den Arbeitstag in die Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette ein­ge­tra­gen. Hierfür erhal­ten Sie eine ein­ma­li­ge alpha­num­me­ri­sche Zulassungsnummer.

Beachten Sie, dass die­se Zulassung aus­schließ­lich für den bean­trag­ten Betriebsstandort des Unternehmens gilt. Falls Sie meh­re­re Standorte haben, müs­sen Sie jeden Standort ein­zeln zulas­sen las­sen. Und es muss natür­lich jeder Standort alle Voraussetzungen regle­men­tier­ter Beauftragter erfül­len.

Sofern Sie den Status des regle­men­tier­ten Beauftragten bereits haben und die­sen Status erneut bean­tra­gen möch­ten (weil die­ser z.B. nach der 5-Jährigen Gültigkeit aus­läuft), wird nach einer erneu­ten (posi­ti­ven) Vor Ort Kontrolle eine Verlängerung aus­ge­spro­chen.

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