Reglementierter Beauftragter Voraussetzungen

Um den Status des Reglementierten Beauftragten zu erlangen, muss ihr Unternehmen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen.

Grundvoraussetzung ist, dass Sie zur Gruppe der Unternehmen gehören, die für die Bearbeitung von Luftfracht in Frage kommen:

  • Speditionen, Kurierdienste, Expressunternehmen, die Luftfracht befördern (wollen).
  • Luftfracht-Handlingsunternehmen (sind immer Speditionsunternehmen)
  • Luftfahrunternehmen, die Luftfrachtabfertigung als Dienstleistung für Dritte anbieten
  • Logistikunternehmen
  • Lagerhalter

Wenn Sie in einem dieser Tätigkeitsfelder Ihre Arbeit verrichten, reichen Sie einen schriftlichen Antrag für die Zulassung beim Luftfahrtbundesamt ein.

Diesen können Sie auf der Homepage des Luftfahrt-Bundesamts im Bereich für reglementierte Beauftragte downloaden bzw anfordern.

Der Antrag muss von einer berechtigten Person unterschrieben sein. Außerdem sind einige Anlagen dazu einzureichen.

Das Luftfahrtbundesamt wird nun einige wichtige Punkte in Ihrem Unternehmen überprüfen.

Nachfolgende finden Sie alle wichtigen Voraussetzungen für reglementierte Beauftragte ausführlich erläutert.

1. Die betrieblichen Voraussetzungen

Als reglementierter Beauftragter müssen Sie die Sicherheit der Luftfracht gewährleisten.

Hier überprüft das LBA die Sicherheitsstandards, die Sie für Ihr Unternehmen festgelegt haben. Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf die Schutzvorrichtungen der sensiblen Bereiche Ihres Unternehmens – Ihr Betriebsgelände, Ihre Betriebsräume sowie Ihre Lagerstätte.

Sind diese 3 Bereiche ausreichend vor dem Zutritt unbefugter Dritter geschützt? Um zu gewährleisten müssen Sie Ihr Unternehmen mit einigen Sicherheitsaspekten ausstatten.

Diese sind unter anderem:

  • Umzäunung Ihres Betriebsgeländes
  • Zufahrtskontrolle zu Ihrem Betriebsgelände mittels elektronisch öffnender Schranke (bspw. über eine Chipkarte) oder mittels eines Pförtners
  • Ausstattung Ihres Firmengeländes mit Überwachungskameras
  • eventuell Nutzung eines externen oder internen Sicherheitsdienstes
  • Empfangspersonal am Haupteingang Ihres Betriebsgebäudes (diese sollen Firmenbesucher sowie unbekannte Personen identifizieren und erfassen und ggf. Besucherausweise ausstellen)
  • Tür- und Torsicherung mittels Zutrittskontrollvorrichtungen (bspw. Türöffnung mit einer elektronischen Chipkarte, welche in Ihrem Firmenausweis verbaut ist)
  • Ausstattung sämtlicher Türen mit einem Türknauf von außen.
  • Lagerung sämtlicher Sendungen in einem Sicherheitsbereich, welcher durch eine Zugangskontrolle geschützt ist

Sollte Ihr Unternehmen all diese Schutzvorrichtungen aufweisen, so sind Ihre betrieblichen Voraussetzungen erfüllt. Wenn diese nicht erfüllt sind, führen sie die fehlenden Sicherheitsvorrichtungen ggf. in Ihrem Unternehmen ein.

2. Das ausgearbeitete Luftfracht-Sicherheitsprogramm

Ihr Luftfracht-Sicherheitsprogramm soll eine Analyse möglicher Angriffs- und Schadenszenarien darstellen. Dabei bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die potenzielle Schadensschwere des eventuell eintretenden Schadenszenariums.

Für die festgestellten Risiken sind dann entsprechende Maßnahmen zu planen und im Sicherheitsprogramm zu beschreiben.

Es wird unterschieden zwischen:

Böswilliger Angriff: Ein böswilliger Angriff kann zum Beispiel eine verstecke Bombe in einer Ihrer Sendungen sein. Wie gehen Sie in diesem Fall vor?

  • Riegeln Sie den Sicherheitsbereich ab?
  • Evakuieren Sie das Betriebsgelände?
  • Rufen Sie die Polizei, Bundespolizei, Zoll zur Hilfe etc.?

Dies legen Sie alles in Ihrem Sicherheitsprogramm dar.

Menschliches / technisches Versagen: Es kann auch vorkommen, dass eine brenzlige Situation durch einen menschlichen bzw. technischen Fehler ausgelöst wird.

Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter löscht aus Versehen wichtige firmeninterne Dateien.

Wie werden Sie dieses Problem bewältigen?

  • Haben Sie in Ihrem Unternehmen fähige IT-Spezialisten welche die verlorengegangenen Daten wieder beschaffen können?
  • Sind Sie im Besitz einer oder mehrere Kopien dieser wichtigen Dateien?
  • Wurden diese Dateien vielleicht archiviert und können Sie auf diese Archive zugreifen?

 Das allgemeine Ziel Ihres Sicherheitsprogramms ist die Ausarbeitung eines klar definierten Schutzniveaus um mögliche Schadenszenarien von vorneherein zu reduzieren oder gar weitestgehend abzuwenden.

Planen Sie Ihre Maßnahmen sorgefältig und stellen Sie ggf. Finanzmittel bereit um zur Schadensbekämpfung beizutragen. Seien Sie sich allerdings im klaren, dass trotz eines gut ausgearbeiteten Sicherheitskonzepts immer ein gewisses Restrisiko bleiben wird und nie ein 100%iger Schutz erreicht werden kann.

3. Benötigte Schulungen

Hierbei stellt sich die Frage, welche Schulungen Ihre Mitarbeiter benötigen, sodass Ihr Unternehmen den Status des reglementierten Beauftragen erlangen kann.

Zu den benötigten Schulungen zählen:

Schulung zum Luftsicherheitsbeauftragten (gemäß 11.2.5 VO (EU) 2015/1998).

Der Luftsicherheitsbeauftragte ist für die Einhaltung der Vorgaben der VO (EU) 2015/1998 verantwortlich und Ansprechpartner für das LBA.

Der vom Unternehmen ernannte angehende Luftsicherheitsbeauftragte muss eine 35 Stunden-Schulung absolvieren. Diese Schulung splittet sich in 34 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten und muss durch einen vom LBA zugelassenen Ausbilder für Luftsicherheit durchgeführt werden.

Am Ende der Schulung muss der angehende Luftsicherheitsbeauftragte die Prüfung mit mindestens 70% erfolgreich bestehen.

Luftsicherheitsschulung (gemäß 11.2.3.9 VO (EU) 2015/1998).

Diese Schulung gilt für das Personal, das Sicherheitskontrollen bei Luftfrachtsendungen durchführt. Die Dauer des Seminars beträgt 6 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten und wird von einem durch das LBA zugelassenen Ausbilder, durchgeführt.

Am Ende des Seminars wird eine schriftliche Lernzielkontrolle absolviert. Eine ausgestellte Schulungsbescheinigung muss die Teilnahme der Schulung bestätigen und nachvollziehbar machen.

Allgemeine Schulung des Sicherheitsbewusstseins (gemäß 11.2.7 VO (EU) 2015/1998.

Diese Schulungen benötigen Personen, die Zugang zu den sicheren Bereichen haben.

Die Dauer des Seminars beträgt 2 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten und wird von einem, durch das LBA genannten Ausbilder, durchgeführt.

Am Ende dieser Schulung muss der Teilnehmer einen Test erfolgreich absolvieren.

4. Ernennung des Sicherheitsbeauftragten

Sämtliche angehende reglementierte Beauftragte Unternehmen müssen einen Sicherheitsbeauftragten ernennen.

Der Sicherheitsbeauftragte muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • die Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 des LuftSiG
  • die Schulung zum Sicherheitsbeauftragten gemäß 11.2.5 VO (EU) 2015/1998)
  • und die Schulung Luftsicherheitsschulung (gemäß 11.2.3.9 VO (EU) 2015/1998)

Es ist jedoch auch möglich weitere Sicherheitsbeauftragte als Stellvertreter zu ernennen, die alle die gleichen, oben genannten Anforderungen erfolgreich bestehen müssen.

Der Sicherheitsbeauftragte trägt die Verantwortung für die Einhaltung des Lufsicherheitsprogramms und muss dafür sorgen dass sämtliche Sicherheitsvorschriften eingehalten und umgesetzt werden.

Zudem ist der Sicherheitsbeauftragte Ansprechpartner für das Luftfahrtbundesamt.

5. Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß §7 LuftSiG

Personen, die in besonders sicherheitssensiblen Bereichen tätig sind (z.B. an Flughäfen), müssen eine Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß §7 LuftSiG durchführen lassen.

Sie beantragen Sie diese ZÜP bei der regional verantwortlichen Luftsicherheitsbehörde. Die Zuständigkeit richtet sich nach Betriebssitz bzw. Wohnort des Antragsstellers.

Eingeleitet wird der Überprüfungsprozess mittels des Antrages auf die Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung.

Download Antrag Zuverlässigkeitsüberprüfung

Fügen Sie dem Antrag bitte folgendes bei:

  • Kopie Ihres Personalausweises / Reisepasses, oder gleichwertige Dokumente bei nicht-deutschen Antragsstellern
  • Deutsches Führungszeugnis bzw. falls der Wohnsitz innerhalb der letzten 5 Jahre im Ausland war ein Europäisches Führungszeugnis
  • Für Pilotenschüler oder Piloten die Bestätigung einer Flugschule bzw. Fluglizenz
  • Die Gewerbeanmeldung

Um Ihre Straffreiheit zu überprüfen, holt die verantwortliche Luftsicherheitsbehörde Informationen bei folgenden Ämtern ein:

  • Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz
  • Landeskriminalamt
  • Verfassungsschutz

Sollten weitere Auskünfte benötigt werden, so werden folgende Institutionen angefragt:

  • Arbeitgeber
  • Bundesamt für Verfassungsschutz
  • Bundesbeauftragter für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik
  • Bundeskriminalamt
  • Bundesnachrichtendienst
  • Flugplatzbetreiber
  • Luftfahrtunternehmen
  • Militärischen Abschirmdienst
  • Zollkriminalamt

Ausländische Antragssteller werden über das Auslandszentralregister überprüft, sofern dies im Einzelfall erforderlich ist.

Sollten Zweifel an der Zuverlässigkeit des Antragsstellers aufkommen, so steht dem Antragssteller frei, eine Stellungnahme abzugeben. Diese muss entweder schriftlich oder im Rahmen eines Sicherheitsgespräches erfolgen. Hierbei ist der  Antragssteller verpflichtend, eine wahrheitsgemäße Auskunft zu geben, um an der Überprüfung mitzuhelfen.

In der Regle dauert die Bearbeitungszeit 4 – 6 Wochen. Die Bescheinigung ist insgesamt für 5 Jahre gültig und muss nach Ablauf, sofern die betroffene Person noch immer im sicherheitsrelevanten Bereichen tätig ist, wiederholt werden.

Die Gebühren für eine ZÜP variieren von Bundesland zu Bundesland und liegen zwischen 33,- € und 150,- € pro Person.

6. Was geschieht wenn das Unternehmen alle Voraussetzungen erfüllt?

Sofern all die oben genannten Punkte ordnungsgemäß in Ihrem Unternehmen vorliegen, so wird das Luftfahrtbundesamt, zum Abschluss, eine Bewertung vor Ort an Ihrem Unternehmen vornehmen.

Dabei kontrolliert das LBA die Sicherheitsmaßnahmen (bspw. ob die Sendungen in einem sicheren Bereich eingelagert sind, ob Ihr Unternehmen die nötigen Zugangskontrollen besitzt etc.) des Unternehmens und ob diese vom Unternehmen eingehalten werden.

Sobald Ihr Unternehmen zugelassen wird, erhalten Sie, vom Luftfahrbundesamt, den Status des reglementierten Beauftragten. Sie werden am darauffolgenden Arbeitstag in die Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette eingetragen. Hierfür erhalten Sie eine einmalige alphanummerische Zulassungsnummer.

Beachten Sie, dass diese Zulassung ausschließlich für den beantragten Betriebsstandort des Unternehmens gilt. Falls Sie mehrere Standorte haben, müssen Sie jeden Standort einzeln zulassen lassen. Und es muss natürlich jeder Standort alle Voraussetzungen reglementierter Beauftragter erfüllen.

Sofern Sie den Status des reglementierten Beauftragten bereits haben und diesen Status erneut beantragen möchten (weil dieser z.B. nach der 5-Jährigen Gültigkeit ausläuft), so kann das zuständige Hauptzollamt von einer erneuten vor-Ort Überprüfung  absehen.