Reglementierter Beauftragter Pflichten

Um die Sicherheit der Lieferkette zu gewährleisten, müssen reglementierte Beauftragte eine Reihen von Pflichten erfüllen.

In erster Linie sind das natürlich alle Aufgaben des reglementierten Beauftragten – also die tägliche Arbeit im Rahmen der Luftsicherheit.

Das Unternehmen hat aber auch eine Reihe von Pflichten direkt gegenüber dem Luftfahrt Bundesamt. Das betrifft insbesondere die Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen und die Information des LBA.

Ein Unternehmen, das den Status des Reglementierten Beauftragten beantragt, muss eine Verpflichtungserklärung unterschreiben.

Darin werden sämtliche Verpflichtungen aufgelistet, die an das Unternehmen gestellt werden und das Unternehmen erklärt damit, diese Pflichten auch einzuhalten bzw. umzusetzen.

Ein Musterformular der Verpflichtungserklärung finden sie auf der offiziellen Seite des Luftfahrtbundesamts:

https://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/DE/S/Reglementierter_Beauftragter/Verpflichtungserk.html

Übersicht über die wichtigsten Pflichten reglementierter Beauftragter:

Korrekte und aufrichtige Angaben im Sicherheitsprogramm

Ein Sicherheitsprogramm muss im Betrieb ausgearbeitet und umgesetzt werden.

Ein Muster für das Luftfrachtsicherheitsprogramm eines regB finden Sie hier:

https://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/DE/S/ACC3/ACC3_SP.html

In der Verpflichtungserklärung bestätigen Sie, dass im Sicherheitsprogramm alle Angaben korrekt sind.

Sämtliche Angaben Ihres eingereichten Sicherheitsprogramms müssen nach besten Wissen und Gewissen aufgeführt werden. Vergewissern Sie sich, dass Sie die aktuellsten Informationen eingetragen haben.

Einhaltung der geltenden Sicherheitsstandards

Das Unternehmen, das den Status des reglementierten Beauftragten trägt, muss seine Sicherheitsstandards sowie die seiner Subunternehmer gewährleisten.

Hierzu zählt z.B. die sichere Einlagerung der Sendungen in einem kontrollierten Sicherheitsbereich. Der Sicherheitsbereich muss durch eine Zugangskontrolle (bspw. Türöffnung mittels, im Firmenausweis implantierten Chip) gesichert sein. Sollte sich jemand unbefugt Zutritt in den Sicherheitsbereich verschaffen, so muss dies umgehend feststellbar (z.B. durch Überwachungskameras) sein.

Die Laderäume der Lieferfahrzeuge (LKWs) müssen immer verschlossen sein – wenn möglich, sichern Sie die Laderäume mit Plomben. Kontrollieren Sie vor jeder Fahrt sowie bei jedem Verlassen des LKWs, den Laderaum um eventuelle Manipulationen oder Beschädigungen festzustellen.

Klar definierte Sicherheitsmaßnahmen an allen Betriebsstandorten

Sämtliche Prozesse und Methoden, die im Sicherheitsprogramm beschrieben sind, müssen an allen genehmigten Betriebsstandorten gleichermaßen gelten und eingehalten werden.

Zeitnahe Information über kleinere Änderungen

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen kleinere Veränderungen vornehmen, so sind Sie verpflichtet, diese innerhalb von 10 Arbeitstagen dem LBA zu melden.

Eine kleine Veränderung ist z.B. wenn Sie Ihren Sicherheitsbeauftragten ersetzen.

Information zu größeren Änderungen VOR Durchführung der Änderung

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen größere Änderungen vornehmen möchten, so müssen Sie das LBA mindestens 15 Arbeitstage vor Beginn der geplanten Änderung informieren.

Hierbei geht es insbesondere um Änderungen, bei denen die Einhaltung der geltenden Sicherheitsvorschriften beeinträchtigt werden kann. Zum Beispiel

  • Einführung einer neuen Kontrollmaßnahme,
  • Anschriftwechsel des Betriebsstandortes
  • umfangreichere Bauvorhaben

Gewährleistung zur Erfüllung der EU-Rechtsvorschriften

Das Sicherheitsprogramm wird regelmäßig überprüft und ggf. an neue Sicherheitsvorschriften angepasst.

Damit wird sichergestellt, dass die Arbeit des Unternehmens (und das Sicherheitsprogramm) stets die aktuellen gesetzlichen Pflichten des reglementierten Beauftragten erfüllt.

Uneingeschränkte Zusammenarbeit bei Inspektionen durch das Luftfahrt Bundesamt

Sollte eine Inspektion in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden, so dürfen Sie die Inspektoren an ihrer Arbeit nicht hindern.

  • Gewährleisten Sie den Zugang in sämtlichen Betriebsräumen und in Ihre Lagerstelle.
  • Halten Sie wichtige Dokumente Ihres Unternehmens bereit und händigen Sie diese den Inspektoren auf Verlangen aus.

Umgehende Information des LBA bei ernsthaften Sicherheitsverstößen sowie über verdächtige Umstände bezüglich der Sicherheit von Luftfracht und Luftpostsendungen

Sollte ein Sicherheitsverstoß oder ein verdächtiger Umstand bzgl. der Sicherheit von Luftfracht und Luftpostsendungen, festgestellt werden, so müssen Sie dies umgehend den zuständigen Behörden melden.

Dies ist eine der wichtigsten und eiligsten Pflichten reglementierter Beauftragter. Seien Sie sich im klaren, dass eventuell Leben davon abhängen können.

Pflichtgemäße Schulung der Mitarbeiter

Als reglementierter Beauftragter gehört es auch zu Ihren Pflichten, die Mitarbeiter den gesetzlichen Vorschriften entsprechend zu schulen. Dafür gibt es eine Reihe von Seminaren und Onlineschulungen im Bereich Luftsicherheit Ausbildung.

Informationspflicht bei Ende der Tätigkeit als regB

Wenn ein Unternehmen geschlossen wird, nicht mehr im Bereich Luftfracht / Luftpost arbeitet, oder die Pflichten eines regB aus betrieblichen Gründen nicht mehr erfüllen kann, muss das Luftfahrt Bundesamt informiert werden.