Reglementierter Beauftragter Pflichten

Um die Sicherheit der Lieferkette zu gewähr­leis­ten, müs­sen regle­men­tier­te Beauftragte eine Reihen von Pflichten erfül­len.

In ers­ter Linie sind das natür­lich alle Aufgaben des regle­men­tier­ten Beauftragten – also die täg­li­che Arbeit im Rahmen der Luftsicherheit.

Das Unternehmen hat aber auch eine Reihe von Pflichten direkt gegen­über dem Luftfahrt Bundesamt. Das betrifft ins­be­son­de­re die Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen und die Information des LBA.

Ein Unternehmen, das den Status des Reglementierten Beauftragten bean­tragt, muss eine Verpflichtungserklärung unter­schrei­ben.

Darin wer­den sämt­li­che Verpflichtungen auf­ge­lis­tet, die an das Unternehmen gestellt wer­den und das Unternehmen erklärt damit, die­se Pflichten auch ein­zu­hal­ten bzw. umzu­set­zen.

Ein Musterformular der Verpflichtungserklärung fin­den sie auf der offi­zi­el­len Seite des Luftfahrtbundesamts:

https://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/DE/S/Reglementierter_Beauftragter/Verpflichtungserk.html

Übersicht über die wich­tigs­ten Pflichten regle­men­tier­ter Beauftragter:

Korrekte und auf­rich­ti­ge Angaben im Sicherheitsprogramm

Ein Sicherheitsprogramm muss im Betrieb aus­ge­ar­bei­tet und umge­setzt wer­den.

Ein Muster für das Luftfrachtsicherheitsprogramm eines regB fin­den Sie hier:

https://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/DE/S/ACC3/ACC3_SP.html

In der Verpflichtungserklärung bestä­ti­gen Sie, dass im Sicherheitsprogramm alle Angaben kor­rekt sind.

Sämtliche Angaben Ihres ein­ge­reich­ten Sicherheitsprogramms müs­sen nach bes­ten Wissen und Gewissen auf­ge­führt wer­den. Vergewissern Sie sich, dass Sie die aktu­ells­ten Informationen ein­ge­tra­gen haben.

Einhaltung der gel­ten­den Sicherheitsstandards

Das Unternehmen, das den Status des regle­men­tier­ten Beauftragten trägt, muss die Einhaltung der Sicherheitsstandards gewähr­leis­ten.

Hierzu zählt z.B. die siche­re Einlagerung der Sendungen in einem kon­trol­lier­ten Sicherheitsbereich. Der Sicherheitsbereich muss durch eine Zugangskontrolle (bspw. Türöffnung mit­tels, im Firmenausweis implan­tier­ten Chip) gesi­chert sein. Sollte sich jemand unbe­fugt Zutritt in den Sicherheitsbereich ver­schaf­fen, so muss dies umge­hend fest­stell­bar (z.B. durch Überwachungskameras) sein.

Die Laderäume der Lieferfahrzeuge (LKWs) müs­sen immer ver­schlos­sen sein – wenn mög­lich, sichern Sie die Laderäume mit Plomben. Kontrollieren Sie vor jeder Fahrt sowie bei jedem Verlassen des LKWs, den Laderaum um even­tu­el­le Manipulationen oder Beschädigungen fest­zu­stel­len.

Klar defi­nier­te Sicherheitsmaßnahmen an allen Betriebsstandorten

Sämtliche Prozesse und Methoden, die im Sicherheitsprogramm beschrie­ben sind, müs­sen an allen geneh­mig­ten Betriebsstandorten glei­cher­ma­ßen gel­ten und ein­ge­hal­ten wer­den.

Zeitnahe Information über klei­ne­re Änderungen

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen klei­ne­re Veränderungen vor­neh­men, so sind Sie ver­pflich­tet, die­se inner­halb von 10 Arbeitstagen dem LBA zu mel­den.

Eine klei­ne Veränderung ist z.B. wenn Sie Ihren Sicherheitsbeauftragten erset­zen.

Information zu grö­ße­ren Änderungen VOR Durchführung der Änderung

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen grö­ße­re Änderungen vor­neh­men möch­ten, so müs­sen Sie das LBA min­des­tens 3 Monate vor Beginn der geplan­ten Änderung infor­mie­ren.

Hierbei geht es ins­be­son­de­re um Änderungen, bei denen die Einhaltung der gel­ten­den Sicherheitsvorschriften beein­träch­tigt wer­den kann. Zum Beispiel

  • Einführung einer neu­en Kontrollmaßnahme,
  • Anschriftwechsel des Betriebsstandortes
  • umfang­rei­che­re Bauvorhaben

Gewährleistung zur Erfüllung der EU-Rechtsvorschriften

Das Sicherheitsprogramm wird regel­mä­ßig über­prüft und ggf. an neue Sicherheitsvorschriften ange­passt.

Damit wird sicher­ge­stellt, dass die Arbeit des Unternehmens (und das Sicherheitsprogramm) stets die aktu­el­len gesetz­li­chen Pflichten des regle­men­tier­ten Beauftragten erfüllt.

Uneingeschränkte Zusammenarbeit bei Inspektionen durch das Luftfahrt Bundesamt

Sollte eine Inspektion in Ihrem Unternehmen durch­ge­führt wer­den, so dür­fen Sie die Inspektoren an ihrer Arbeit nicht hin­dern.

  • Gewährleisten Sie den Zugang in sämt­li­chen Betriebsräumen und in Ihre Lagerstelle.
  • Halten Sie wich­ti­ge Dokumente Ihres Unternehmens bereit und hän­di­gen Sie die­se den Inspektoren auf Verlangen aus.

Umgehende Information des LBA bei ernst­haf­ten Sicherheitsverstößen sowie über ver­däch­ti­ge Umstände bezüg­lich der Sicherheit von Luftfracht und Luftpostsendungen

Sollte ein Sicherheitsverstoß oder ein ver­däch­ti­ger Umstand bzgl. der Sicherheit von Luftfracht und Luftpostsendungen, fest­ge­stellt wer­den, so müs­sen Sie dies umge­hend den zustän­di­gen Behörden mel­den.

Dies ist eine der wich­tigs­ten und eiligs­ten Pflichten regle­men­tier­ter Beauftragter. Seien Sie sich im kla­ren, dass even­tu­ell Leben davon abhän­gen kön­nen.

Pflichtgemäße Schulung der Mitarbeiter

Als regle­men­tier­ter Beauftragter gehört es auch zu Ihren Pflichten, die Mitarbeiter den gesetz­li­chen Vorschriften ent­spre­chend zu schu­len. Dafür gibt es eine Reihe von Seminaren und Onlineschulungen im Bereich Luftsicherheit Ausbildung.

Informationspflicht bei Ende der Tätigkeit als regB

Wenn ein Unternehmen geschlos­sen wird, nicht mehr im Bereich Luftfracht / Luftpost arbei­tet, oder die Pflichten eines regB aus betrieb­li­chen Gründen nicht mehr erfül­len kann, muss das Luftfahrt Bundesamt infor­miert wer­den.

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